Arhiv je zbirka zapisov in dokumentov, pa tudi mesto, kjer se ti zapisi hranijo. Arhiv sestavljajo zapisi, ki so nastali v času življenja posameznika, institucije ali organizacije in so bili izbrani za trajno ali dolgoročno hrambo. Ti zapisi so lahko v različnih oblikah in na različnih nosilcih, tudi na katerem koli mediju, za razliko od knjig in drugih publikacij običajno niso objavljeni. Arhive ustvarjajo tako posamezniki kot tudi velike organizacije, na primer korporacije in vlade. Arhivi se od knjižnic razlikujejo po tem, da hranijo predvsem edinstvene, neponovljive zapise, pogosto kot stranski produkt dejavnosti, medtem ko knjižnice zbirajo avtorsko objavljena dela. Beseda "arhiv" je strokovni izraz; medtem pa se v informacijski tehnologiji pogosto uporablja beseda "arhiv" kot samostalnik ali glagol za shranjevanje datotek.

Vrste arhivov

  • Državni in državni arhivi (narodni arhivi) – hranijo uradne državne dokumente in zakonsko pomembne zapise.
  • Občinski in regionalni arhivi – shranjujejo lokalne upravne, pravne in kulturne zapise.
  • Korporativni in poslovni arhivi – dokumentacija podjetij, pogodb, računovodskih listin in notranjih politik.
  • Zasebni arhivi – osebne zbirke, dopisi, dnevniki, fotografije iz zasebnih zbirk.
  • Verski arhivi – zapisniki, matične knjige in druge cerkvene evidence.
  • Tematski in strokovni arhivi – npr. filmski, fotografski, zvočni arhivi ali arhivi znanstvenih ustanov.
  • Digitalni arhivi – arhivi, ki hranijo digitalne zapise in upravljajo digitalno ohranitev ter dostop.

Naloge arhiva

  • Pridobivanje in izbor (akvizicija in vrednotenje): arhivi zbirajo gradivo, ki ima trajno vrednost; strokovno odločanje loči dokumente, ki jih je treba hraniti, od tistih, ki jih je mogoče uničiti.
  • Urejanje in opisovanje: izdelava inventarjev, katalogov in najdil (finding aids), ki omogočajo iskanje in uporabo gradiva.
  • Ohranjanje in konzervacija: zaščita fizičnih in digitalnih nosilcev pred propadanjem, popravila, stabilizacija ter nadzor klimatskih pogojev.
  • Digitalizacija in digitalno varstvo: pretvorba gradiva v digitalno obliko in dolgoročna ohranitev elektronskih zapisov.
  • Pravni in etični nadzor: varovanje osebnih podatkov, spoštovanje avtorskih pravic ter zagotavljanje zakonitega dostopa.
  • Izposoja in referenčne storitve: pomoč uporabnikom pri iskanju, interpretaciji in kopiranju gradiva.
  • Izobraževanje in promocija: razstave, delavnice, sodelovanje v raziskavah in ozaveščanje javnosti o pomenu arhivov.

Lastnosti arhivskega gradiva

Arhivske zbirke imajo nekatere značilne lastnosti: izvirnost (edinstvenost), verodostojnost (avtentičnost), celovitost (kompletna zveza dokumentov v kontekstu nastanka) in kontekst (povezanost z ustvarjalcem in postopki). Arhivisti skrbijo, da se ohrani tudi kontekst, saj brez njega pomen dokumentov pogosto ni jasen.

Arhivistika in vloga arhivista

Oseba, ki dela v arhivih, se imenuje arhivist. Arhivistika je strokovno področje, ki obsega teorijo in prakso zbiranja, urejanja, ohranjanja in zagotavljanja dostopa do arhivskega gradiva. Arhivisti pripravljajo inventarje, izvajajo konzervatorska dela, načrtujejo digitalno ohranitev, svetujejo glede pravic intelektualne lastnine in varstva osebnih podatkov ter pomagajo raziskovalcem in širši javnosti pri uporabi arhivskih virov.

Digitalni arhivi in izzivi

Prehod v digitalno dobo prinaša številne izzive: hitro zastaranje formatov, degradacija nosilcev, velik obseg podatkov in vprašanja integritete. Za dolgoročno ohranitev se uporabljajo strategije, kot so migracija (preslikava v nove formate), emulacija (obnovitev okolij za dostop) ter strogo upravljanje metapodatkov. Arhivi pogosto uporabljajo mednarodne standarde za opisovanje in izmenjavo, na primer ISAD(G), EAD ali OAIS-model za digitalno varstvo.

Dostop, pravice in uporaba

Arhivi uravnavajo dostop do gradiva glede na zakonodajo o arhivih, varstvu osebnih podatkov in avtorskih pravicah. Nekateri dokumenti so javno dostopni, drugi pa imajo omejitve zaradi varstva zaupnosti ali zakonodaje. Arhivi zagotavljajo storitve, kot so naročanje gradiva, reproduciranje (kopije, skeniranje) in referenčna pomoč. Prav tako igrajo pomembno vlogo pri ohranjanju pravne in kulturne zgodovine ter pri podpori raziskavam, novinarstvu in izobraževanju.

Arhivi so zato ključni za ohranjanje družbene spomina — zagotavljajo dokaze o preteklosti, podpirajo pravno odgovornost in omogočajo raziskovanje ter razumevanje zgodovinskih in sodobnih dogodkov. Urejanje, varovanje in razpoložljivost arhivskega gradiva sta temeljna cilja arhivistike.