Vse o elektronski pošti: definicija, delovanje, protokoli in ponudniki

Elektronska pošta (ali e-pošta ali e-pošta) je internetna storitev, ki ljudem, ki imajo e-poštni naslov (račun), omogoča pošiljanje in prejemanje elektronskih pisem. Ta so zelo podobna poštnim dopisom, le da so pri pošiljanju na daljše razdalje dostavljena veliko hitreje kot klasična pošta in so običajno brezplačna.

Tako kot pri običajni pošti lahko uporabniki prejmejo veliko nezaželene pošte. Pri elektronski pošti se to imenuje neželena pošta. Nekateri programi za pošiljanje in prejemanje pošte lahko zaznajo neželeno pošto in jo skoraj v celoti filtrirajo.

Za pošiljanje ali prejemanje e-pošte na običajen način potrebujete napravo (računalnik, telefon itd.), povezano z internetom, in program za e-pošto (preprosto imenovan poštni program). Za e-poštne naslove obstaja več oblik. Najpogostejši, imenovan RFC 2822, je videti kot [email protected]. Elektronska sporočila se večinoma pošiljajo v obliki besedila, včasih pa tudi v slogu HTML.

Nekatera podjetja omogočajo brezplačno pošiljanje in prejemanje e-pošte z oddaljenega spletnega mesta. Gmail, Hotmail in Yahoo! so med številnimi ponudniki tovrstne "spletne pošte". Spletna pošta ne sledi natančno spodnjemu vzorcu, saj je spletna stran spletna aplikacija in sama poskrbi za številne podrobnosti. Pri tradicionalnem načinu se uporablja poštni program, kot je to običajno pri pametnih telefonih.

Microsoft je izumil svoj "komunikacijski protokol" (ali niz pravil) za pošiljanje in prejemanje pošte, imenovan "Exchange". Protokol Exchange deluje povsem drugače kot tradicionalna metoda in ga tukaj ne razlagamo.

Kako e-pošta deluje — osnovni elementi

Temeljni deli sistema e-pošte so:

Poštni odjemalec (MUA) — program ali aplikacija, ki jo uporablja uporabnik za pisanje in branje sporočil (npr. Outlook, Thunderbird, mobilne aplikacije ali spletni vmesnik).
Poštni strežnik (MTA/MDA) — strežnik, ki sprejema, usmerja in shranjuje sporočila med pošiljateljem in prejemnikom.
Protokoli — pravila za prenos sporočil (spodaj so opisani glavne vrste).
Naslov — edinstvena identifikacija uporabnika (npr. [email protected]).

Glavni protokoli

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) — uporablja se za pošiljanje sporočil od pošiljatelja do strežnika in med strežniki. Tipične številke vrat: 25 (stari standard), 587 (submission z STARTTLS), 465 (SMTPS — TLS ob vzpostavitvi).
POP3 (Post Office Protocol 3) — omogoča prenos sporočil s strežnika na lokalno napravo; pogosto prenese in nato izbriše sporočila s strežnika. Vrata: 110 (nešifrirano), 995 (POP3S).
IMAP (Internet Message Access Protocol) — omogoča dostop do sporočil neposredno na strežniku, sinhronizacijo map in več naprav; pogosto priporočena izbira. Vrata: 143 (nešifrirano), 993 (IMAPS).
MIME — razširitev e-pošte, ki omogoča pošiljanje priponk, slike, formatiranega besedila (HTML) in več delov sporočila.

Vrste dostopa: spletna pošta vs. odjemalci

Spletna pošta (webmail) kot so Gmail, Hotmail/Outlook.com in Yahoo! omogoča upravljanje pošte prek brskalnika. Prednosti: dostop z vsake naprave, enostavna nastavitev, pogosto velike zmogljivosti in napredni filtri.

Poštni odjemalci (namizni ali mobilni) uporabljajo protokole IMAP/POP3 in SMTP za povezovanje s strežniki. Prednost je večja kontrola, integracija s sistemom in delo brez brskalnika.

Varnost in zaščita

Varnost pri e-pošti vključuje več plasti:

Šifriranje povezav: TLS/SSL za varno povezavo med odjemalcem in strežnikom (IMAPS, POP3S, SMTPS ali STARTTLS za SMTP).
Avtentikacija in preverjanje pošiljatelja: SPF (pooblastilo strežnikov, ki smejo pošiljati za domeno), DKIM (digitalni podpis sporočila) in DMARC (politike za obravnavo neavtoriziranih sporočil) pomagajo zmanjšati lažno pošto in ponarejanje pošiljatelja.
Šifriranje vsebine: S/MIME ali PGP/ GPG omogočata šifriranje telesa sporočila in podpisovanje za zaščito vsebine in preverjanje pristnosti pošiljatelja.
Phishing in zlonamerne priponke: Previdno ravnajte z nepričakovanimi sporočili, preverite povezave (hover nad povezavo), ne odpirajte sumljivih priponk in uporabljajte varnostne rešitve.

Neželena pošta in filtri

Neželena pošta (spam) je velika težava. Ponudniki in odjemalci uporabljajo kombinacijo pravil, črnih seznamov, strojnega učenja in analiz vsebine za filtriranje neželene pošte. Za zmanjšanje spama:

Uporabljajte robustne filtre in redno pregledovanje mape za nezaželeno pošto.
Ne objavljajte e-poštnih naslovov prosto na spletu ali jih zaščitite z obrazci.
Odjavite se iz nezaželenih seznamov preko legitimnih povezav za odjavo.

Ponudniki in poslovne rešitve

Za osebno rabo so priljubljeni ponudniki: Gmail, Hotmail/Outlook.com in Yahoo!. Ponujajo enostavno uporabo, velik prostor za shranjevanje in dodatne storitve (koledar, shranjevanje dokumentov, integracije).

Za poslovno rabo se pogosto uporablja gostovanje pošte z lastno domeno ali storitve, kot so Microsoft Exchange/Office 365 (Exchange Online), Google Workspace in specializirani ponudniki gostovanja e-pošte. Exchange uporablja drugačen model sinhronizacije (Exchange ActiveSync) in dodatne funkcionalnosti za poslovne uporabnike.

Praktični nasveti za vsakdanjo uporabo

Uporabite močno geslo in omogočite dvofaktorsko avtentikacijo (2FA).
Redno arhivirajte pomembna sporočila ter uporabljajte mape ali oznake (labels) za organizacijo.
Nastavite podpis z osnovnimi kontaktnimi podatki in po potrebi avtomatski odgovor (out of office).
Ne pošiljajte občutljivih podatkov brez šifriranja.
Redno preverjajte nastavitve varnosti in dovoljenja aplikacij, ki dostopajo do vaše pošte.

Pogoste težave in kako jih rešiti

Če sporočila ne pridejo do prejemnika, preverite status dostave, nastavitve SMTP in morebitne črne sezname (blacklists).
Če sporočila končajo v mapi za spam, preverite SPF/DKIM/DMARC konfiguracijo vaše domene in vsebino sporočil.
Če ne morete prijaviti v račun, poskusite obnovitev gesla in preverite delovanje 2FA ali prijavnih pravil (npr. gesla v odjemalcu).

Elektronska pošta ostaja temeljna komunikacijska storitev za zasebno in poslovno uporabo. Z upoštevanjem varnostnih priporočil in poznavanjem osnovnih protokolov ter orodij lahko e-pošto uporabljamo varno, učinkovito in zanesljivo.

Znak at, obvezen znak e-poštnega naslova.

e-poštni račun, poln neželene pošte.

Tradicionalna metoda

A diagram showing how email moves from one person to another on the internet.

Ta diagram prikazuje primer, kaj se zgodi, ko ena oseba pošlje e-pošto drugi s tradicionalno metodo. V tem primeru Alice pošilja e-pošto Bobu.

Najprej Alica v svojem programu za elektronsko pošto napiše sporočilo Bobu. Program za elektronsko pošto sestavi sporočilo skupaj z nekaterimi drugimi informacijami, kot so njen elektronski naslov, naslov osebe, ki ji piše, čas pošiljanja sporočila in tako naprej. Ko je sporočilo pripravljeno, ga Alicin poštni program pošlje osrednjemu računalniku, imenovanemu poštni strežnik (ali agent za prenos pošte), z uporabo pravil, imenovanih protokol za enostaven prenos pošte.
Poštni strežnik, ki ga Alica uporablja za pošiljanje sporočila (smtp.a.org), sprejme Aličino sporočilo in preveri naslov, da ugotovi, kam je sporočilo poslano. Poštni strežnik se nato odpravi na internet in poskuša najti poštni strežnik, ki ga uporablja Bob. To stori tako, da se poveže s strežnikom DNS (Domain Name System), ki hrani zapise o tem, kako najti različne računalnike v internetu, vključno s poštnimi strežniki.
Strežnik DNS posreduje Alicinemu poštnemu strežniku pravilen naslov za strežnik, ki ga Bob uporablja za prejemanje e-pošte (mx.b.org).
Alicin poštni strežnik pošlje sporočilo Bobovemu e-poštnemu strežniku, ki ga odda v Bobov poštni predal.
Bob odpre svoj program za e-pošto in prenese svoja sporočila z uporabo enega od dveh sklopov pravil - poštnega protokola (POP) ali protokola za dostop do internetnih sporočil (IMAP). Njegova sporočila vključujejo novo sporočilo od Alice.

Druge funkcije

Datoteke lahko pošiljate skupaj s e-poštnimi sporočili z uporabo funkcije Priponka. To je običajen način pošiljanja daljših dokumentov, preglednic, fotografij itd. drugim osebam.
Funkcija CC (Carbon Copy) omogoča pošiljanje kopije e-poštnega sporočila drugim osebam.
s funkcijo BCC (Blind Carbon Copy) lahko kopijo e-poštnega sporočila pošljete tudi drugim osebam. Ta funkcija skriva imena prejemnikov drug pred drugim.

Vprašanja in odgovori

V: Kaj je elektronska pošta?

O: Elektronska pošta (ali e-pošta ali e-mail) je internetna storitev, ki ljudem, ki imajo elektronski naslov (račune), omogoča pošiljanje in prejemanje elektronskih pisem.

V: Kakšna je primerjava z navadno poštno pošto?

O: Elektronska pošta je pri pošiljanju na dolge razdalje veliko hitrejša od klasične pošte in je običajno brezplačna.

V: Kaj je neželena pošta v okviru elektronske pošte?

O: Neželena elektronska pošta se nanaša na nezaželena elektronska sporočila, ki jih lahko prejmejo uporabniki.

V: Kako se lahko programi uporabljajo za odkrivanje neželene pošte?

O: Programi, ki se uporabljajo za pošiljanje in prejemanje pošte, lahko zaznajo neželeno pošto in jo skoraj v celoti filtrirajo.

V: Kaj potrebujete za tradicionalno pošiljanje ali prejemanje e-pošte?

O: Za pošiljanje ali prejemanje elektronske pošte na tradicionalen način potrebujete napravo (računalnik, telefon itd.), povezano z internetom, in program za elektronsko pošto (preprosto imenovan poštni program).

V: Kako je videti tipičen e-poštni naslov?

O: Najpogostejša oblika e-poštnih naslovov je [email protected].

V: Ali obstaja drugačen način pošiljanja/prejemanja elektronske pošte kot tradicionalni način?

O: Da, nekatera podjetja omogočajo brezplačno pošiljanje in prejemanje e-pošte z oddaljenega spletnega mesta - to je znano kot "spletna pošta". Poleg tega je Microsoft izumil svoj "komunikacijski protokol", imenovan "Exchange", ki deluje drugače kot tradicionalna metoda.