Faks (telefaks): definicija, delovanje, varnost in poslovna uporaba
Razumite faks: kako deluje, varnostne vidike, poslovne uporabe in sodobne faksne rešitve za varno prenašanje občutljivih dokumentov.
Faks (kratica za faksimile) ali telekopiranje je prenos skeniranega tiskanega gradiva (besedila in slik) na telefonsko številko, povezano s tiskalnikom ali drugo izhodno napravo. Gre za način prenosa vizualne predstavitve dokumenta po telefonskem omrežju, pri katerem se na daljavo ustvari natisnjena kopija izvirnega dokumenta.
Kako faks deluje
Izvirni dokument se najprej skenira s faksom ali z multifunkcijsko napravo (kopirnik, skener, tiskalnik s funkcijo faksa). Naprava pretvori vsebino (besedilo ali slike) v digitalno bitno sliko in jo kodira za prenos prek telefonske linije. Med prenosom signali potujejo po telefonskem omrežju do prejemne naprave, ta pa podatke ponovno dekodira in jih natisne kot papirno kopijo ali shrani kot digitalno datoteko.
Vrste faksov in sodobne tehnologije
- Samostojne faks naprave: tradicionalni telefaksi, ki ne zahtevajo računalnika.
- Multifunkcijske naprave: kombinacija skenerja, tiskalnika, kopirnika in faksa.
- Faksni strežniki: centralizirani sistemi, ki sprejemajo in pošiljajo fakse elektronsko ter jih arhivirajo; zmanjšujejo tiskanje in število telefonskih linij.
- Internetni faks (e‑fax) in Fax over IP (FoIP): fakse pošiljate in prejemate prek interneta ali VoIP omreja, pogosto kot e‑pošto ali preko spletnega vmesnika.
- Storitev e‑pošta → faks in faks → e‑pošta: omogoča pošiljanje faksa neposredno iz e‑poštnega odjemalca in sprejem faksa kot priloge v e‑pošti.
Varnost in zasebnost
Podjetja pogosto uporabljajo faks zaradi zaznane varnosti pri prenosu občutljivih podatkov: pri klasičnem analognem prenosu neposredna povezava med pošiljateljem in prejemnikom zmanjša možnosti shranjevanja sporočila v tretjih strežnikih. Vendar to ne pomeni, da je faks popolnoma varen. Tveganja vključujejo prestrezanje preko napadov na telefonsko vozlišče, nepooblaščen dostop do prejetih izpisov v pisarni in ranljivosti pri digitalnih faksnih strežnikih.
Pri prenosu preko interneta lahko varnost izboljšamo z ukrepi, kot so šifriranje prenosa (TLS, IPsec), zaščita strežnikov, dostopne pravice, beleženje in avtentikacija uporabnikov. Če uporabljate e‑fax storitve, preverite, ali ponudnik uporablja varne protokole, varno hrambo podatkov in skladnost z zakonodajo o varstvu osebnih podatkov.
Pravna veljavnost in uporaba v poslovanju
V nekaterih jurisdikcijah zakon ne priznava vseh oblik elektronskih podpisov na pogodbah, medtem ko pogodbe s kopijami podpisov, poslanimi po telefaksu, pogosto sprejmejo kot dokazilo; zato faks še vedno igra vlogo pri pravno pomembnih dokumentih. Pred uporabo faksa za pravno zavezujoče postopke preverite lokalno zakonodajo in notranje politike podjetja.
Faks je v poslovnem okolju še posebej prisoten v panogah z visoko regulacijo ali kjer je običajna izmenjava papirnih podpisov, npr. zdravstvo, finančne storitve, pravne službe in javna uprava. Mnoge organizacije so klasične telefakse nadomestile z elektronske pošte ali faksnimi strežniki, ki sprejemajo in varno distribuirajo dohodne fakse kot PDF‑datoteke.
Prednosti in slabosti faksiranja
- Prednosti: enostavnost uporabe, splošna prepoznavnost in pogosto sprejemljivost kot dokazni material; pri določenih nastavah manjša izpostavljenost centralnim strežnikom; možnost neposrednega tiskanja pri prejemniku.
- Slabosti: počasnejši prenos v primerjavi z internetnimi metodami, slika lahko trpi zaradi nižje ločljivosti, potreba po telefonskih linijah, tveganje dostopa do papirnih izpisov pri prejemniku in omejena funkcionalnost v primerjavi z digitalnimi rešitvami (iskanje, indeksiranje, avtomatizacija).
Priporočila za varno in učinkovito rabo
- Uporabljajte faksne strežnike ali e‑fax ponudnike, ki nudijo šifriranje povezav in varno hrambo.
- Omejite fizični dostop do naprav, ki prejemajo fakse, in zagotovite redno praznjenje izpisov ali varno arhiviranje.
- Vpeljite politike za shranjevanje in brisanje faksov ter beleženje dostopov za revizijsko sled.
- Če je mogoče, raje pošiljajte dokumente kot zaščitene PDF‑datoteke z elektronskim podpisom ali uporabite varne portale za izmenjavo dokumentov.
- Redno vzdržujte opremo in preverjajte posodobitve strojne in programske opreme za faksne strežnike.
Vzdrževanje in odpravljanje težav
Najpogostejše težave vključujejo zastoje papirja, slabo kakovost tiska, napake v prenosu zaradi šumov na liniji ter napačne nastavitve hitrosti ali modulacije. Preverite telefonske povezave, očistite skener na napravi, zamenjajte toner ali kartuše in preglejte poročila o napakah na faksni napravi ali strežniku.
Nadomestne rešitve in prihodnost
Rast internetnih in oblačnih storitev pomeni, da se mnoge funkcije faksa selijo v digitalno obliko: e‑fax, varni portali za izmenjavo dokumentov, digitalni podpisi in sistemi EDI. Kljub temu bo faks verjetno ostal v uporabi tam, kjer zakonodaja, industrijski standardi ali interno zaupanje še vedno zahtevajo to obliko izmenjave dokumentov.
Skupaj z razvojem standardov za šifriranje in upravljanje identitet ter z večjo digitalizacijo poslovnih procesov se pričakuje, da se bo vloga faksa spreminjala iz neposredne komunikacijske naprave v del varnih, integriranih rešitev za izmenjavo dokumentov.
Samsungov faks
Zgodovina
Žični prenos
Škotski izumitelj Alexander Bain se je ukvarjal s kemično-mehanskimi napravami za tiskanje na faks in leta 1846 v laboratorijskih poskusih reproduciral grafične znake. Prvi patent za faks je prejel leta 1843. Frederick Bakewell je večkrat izboljšal Bainovo zasnovo in prikazal napravo za faksiranje. Pantelegraf je izumil italijanski fizik Giovanni Caselli Leta 1865 je med Parizom in Lyonom, približno 11 let pred izumom telefonov, uvedel prvo komercialno storitev telefaksa.
Leta 1881 je angleški izumitelj Shelford Bidwell izdelal skenirni fototelegraf, ki je bil prvi telefaks, ki je skeniral vse dvodimenzionalne izvirnike in ni zahteval ročnega izrisovanja ali risanja. Okoli leta 1900 je nemški fizik Arthur Korn izumil Bildtelegraf. Ta se je začel široko uporabljati v celinski Evropi, potem ko je bila leta 1908 iz Pariza v London prenesena fotografija v iskani osebi. Njegovi glavni konkurenti so bili najprej Bélinograf Édouarda Belina, od 30. let 20. stoletja pa Hellschreiber, ki ga je leta 1929 izumil nemški izumitelj Rudolf Hell, pionir na področju mehanskega skeniranja in prenosa slik.
Prenos po stacionarnem telefonu je zamenjal radijski prenos, od leta 1960 pa satelitski prenos. Digitalni sistemi so zdaj univerzalni. Hitrejši, učinkovitejši in cenejši faksi so omogočili, da imajo faks tudi majhna podjetja. Tehnologija je zdaj razširjena po vsem svetu.
Vprašanja in odgovori
V: Kaj je faks in kaj pomeni?
O: Faks je prenos skeniranega tiskanega gradiva (besedila in slik) na telefonsko številko, povezano s tiskalnikom ali drugo izhodno napravo. Je kratica za faks.
V: Kako se dokument prenaša prek faksa?
O: Dokument se skenira s faksimilem ali telekopirnim strojem, ki vsebino pretvori v bitno sliko. Nato se bitna slika pošlje prek telefonskega sistema. Prejemni faks ponovno pretvori kodirano sliko in natisne papirno kopijo.
V: Katere so prednosti uporabe faksov?
O: Faksimile zagotavljajo varen način prenosa občutljivega gradiva, ki bi ga bilo pri pošiljanju prek interneta mogoče prestrezati. V nekaterih državah zakon priznava pogodbe, poslane po telefaksu, s kopijami podpisov, medtem ko elektronskih podpisov ne priznava.
V: Kako je mogoče zagotoviti varnost internetnih sporočil?
O: Internetna sporočila so lahko varna s šifriranjem, ki je sistem tajnega kodiranja.
V: Zakaj se je tehnologija faksa soočila s konkurenco internetnih metod?
O: Tehnologija faksiranja se je soočila s konkurenco internetnih metod, ker so te pogosto priročnejše in stroškovno učinkovitejše.
V: Kako so v številnih podjetjih nadomestili samostojne telefakse?
O: Samostojne telefakse so nadomestili faksni strežniki, ki elektronsko sprejemajo in shranjujejo dohodne fakse. Strežniki jih posredujejo uporabnikom na papirju ali prek varne elektronske pošte, kar odpravlja nepotrebno tiskanje in zmanjšuje število vhodnih telefonskih linij, ki jih potrebuje pisarna.
V: Kaj počne telekopirni stroj?
O: Telekopirni stroj je drugo ime za faks, ki skenira tiskano gradivo in ga prenaša prek telefonskega sistema.
Iskati